Wohngeld beantragen, ohne am Formular zu scheitern.
KIWo, erprobt mit der Universitätsstadt Tübingen.

KIWo ist ein quelloffener KI-Assistent für den Wohngeldantrag. Er prüft vorab den Anspruch, erklärt jede Frage in einfacher Sprache und übernimmt Angaben aus Nachweisen. Hier veröffentlichen wir die Ergebnisse des Pilotbetriebs, mit Methodik und Grenzen.

Zu den Ergebnissen

Pilotkommune und Städtenetzwerk
Pilotbetrieb: Februar bis Juni 2026
Quellcode, Apache 2.0: Quelloffen auf openCode (öffnet in neuem Tab)

Die Trophäe des KI Innovation Award 2026 mit der Gravur „Super Lightweight“

Auszeichnung

Gewinner des KI Innovation Award 2026.

Der KI Bundesverband und das F.A.Z. Institut haben OpenAdvo für den Antragsassistenten hinter KIWo in der Kategorie „Super Lightweight“ ausgezeichnet. Verliehen wurde der Preis am 9. Juni 2026 in Frankfurt am Main; die Jury aus Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft bewertete Innovation, Impact und Perspektive.

Zum Beitrag

Open Source

Der Code gehört allen,
die ihn brauchen.

KIWo ist quelloffen unter der Apache License 2.0 und liegt auf openCode, der Plattform für offenen Quellcode der öffentlichen Verwaltung. Jede Kommune kann es prüfen, selbst betreiben und weiterentwickeln.

Warum wir KIWo offen entwickeln

01
Öffentliches Geld, öffentlicher Code
Entwickelt wurde KIWo mit Mitteln der Stadt Tübingen und Zuschüssen aus Sindelfingen und Ravensburg. Was mit öffentlichem Geld entsteht, soll jede Verwaltung nutzen können.
02
Nachnutzen statt neu entwickeln
Wohngeld ist Bundesrecht, der Antrag ist überall gleich. Die Regeln des Antrags liegen als Konfiguration vor, nicht im Code. Eine weitere Kommune übernimmt KIWo, statt es neu zu bauen.
03
Nachvollziehbare KI
Wer KI in einem Sozialverfahren einsetzt, muss zeigen können, was mit den Daten geschieht. Datenschutz, IT-Sicherheit und Fachstelle können den Code selbst prüfen.
04
Keine Abhängigkeit von uns
Jede Kommune kann KIWo selbst betreiben, im eigenen Rechenzentrum oder bei ihrem IT-Dienstleister, und den Anbieter des Sprachmodells wechseln. Auch ohne OpenAdvo.

Die Lizenz

Apache License 2.0

Eine verbreitete, von der Open Source Initiative anerkannte Lizenz. Sie ist bewusst freizügig: wenige Bedingungen und keine Pflicht, eigene Erweiterungen wieder offenzulegen.

Erlaubt

Nutzen, verändern und weitergeben, auch kommerziell und ohne Lizenzgebühren
Eigene Erweiterungen unter eigener Lizenz behalten; es gibt keine Pflicht, sie zu veröffentlichen
Eine ausdrückliche Patentlizenz aller Mitwirkenden

Bedingungen

Lizenztext und Urheberhinweise (NOTICE) bei der Weitergabe beilegen
Geänderte Dateien als geändert kennzeichnen
Die Software kommt ohne Gewährleistung. Betrieb, Support und Haftung regelt ein eigener Vertrag.

Kurzfassung, keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Lizenztext.

Im Repository

Der vollständige Stack, selbst hostbar.

Oberfläche: Next.js-Frontend mit Dialog, Formular und Dokumenten-Upload
KI-Backend: FastAPI mit KI-Agenten und Wissensbasis mit Vektorsuche
Daten: Selbst gehostetes Supabase mit PostgreSQL und Zugriffsschutz je Person
Betrieb: Vollständig selbst hostbar per Docker Compose, Sprachmodell frei wählbar

Version 0.1.0, Beta, veröffentlicht am 14. Juli 2026. Im Repository heißt das Projekt OpenForm, weil der Kern über das Wohngeld hinaus für weitere Anträge wachsen soll. Die Beta ist für Erprobung und Mitarbeit gedacht; Einrichtung, Hosting und Betreuung für Ihre Kommune bietet OpenAdvo an.

Quelloffen auf openCode

Finalist

Im Finale des Open Source Wettbewerbs 2026.

Aus 65 Einreichungen wählte die Jury KIWo als einen von drei Finalisten in der Kategorie „Interne Verwaltungsanwendungen“. Eingereicht hat der Fachbereich Soziales der Universitätsstadt Tübingen; das Finale findet am 15. Oktober 2026 auf der Smart Country Convention in Berlin statt.

Zum Beitrag

01 / Ergebnisse

Weniger Nacharbeit in der Behörde.
Mehr Menschen, die ihren Antrag selbst schaffen.

Sechs Kennzahlen aus dem Pilotbetrieb im Tübinger Hochschulumfeld, Februar bis Juni 2026. Jede Zahl nennt ihre Basis, die Herleitung steht in den Kapiteln darunter.

−63 %Bearbeitungszeit in der Wohngeldbehörde315 statt 840 Minuten für 14 Anträge mit erfasster Zeit
87 %der KIWo-Anträge bewilligt13 von 15 Anträgen; keine der beiden Ausnahmen geht auf KIWo zurück
5,0 / 5für die Eigenständigkeit beim AntragstellenMedian aus 21 Rückmeldungen, beste Bewertung aller Aspekte
55 %der Antragsfelder automatisch aus Nachweisen befülltvon 1.370 tatsächlich befüllten Feldern
38 %der Anträge auf Englisch oder Spanisch abgeschlossen8 von 21 abgeschlossenen Anträgen mit Rückmeldung
47 %erhielten im Vorauscheck sofort eine Rückmeldungohne plausible Anspruchsgrundlage oder außerhalb des Pilotumfangs

Datenbasis

156 Nutzungssessions
82 mit positiver Anspruchseinschätzung
21 abgeschlossene Anträge mit Feedback
15 KIWo-Anträge in der Wohngeldbehörde

Quelle: Abschlussbericht zum Tech-Fellowship 2025/2026: KIWo, KI-gestützte Wohngeldbearbeitung, Universitätsstadt Tübingen und OpenAdvo UG, veröffentlicht am 22. September 2026.

02 / Ausgangslage

Mehr Berechtigte, ein komplexer Antrag.
Und knappe Kapazitäten in der Verwaltung.

Seit der Wohngeld-Plus-Reform 2023 ist der Kreis der Berechtigten deutlich größer. Personal und Verfahren sind nicht im selben Maß mitgewachsen. Tübingen steht damit für viele Kommunen.

Wohngeldstelle Tübingen · 2025

3.509 Wohngeldanträge

830 Erstanträge und 2.679 Weiterleistungsanträge, insgesamt 7.224 Vorgänge.

85 % der Anträge brauchen NacharbeitNur 15 % lassen sich ohne nennenswerte Klärung bearbeiten.

Werte als Tabelle

Anträge 2025	Anteil
Mit Nacharbeit	85 %
Ohne nennenswerte Klärung	15 %

812: förmliche Nachforderungsschreiben, rund 23 % der Anträge. Mündliche Rückfragen kommen hinzu.
2,5 Std.: Bearbeitung pro Antrag im Durchschnitt, etwa eine Stunde, wenn alles vollständig vorliegt.
8 bis 16 Wo.: Wartezeit bis zur Bewilligung, je nach Fall. Jeder Klärungsschritt verlängert sie.

Interne Angaben der Wohngeldstelle Tübingen

über 400

Felder umfasst der Wohngeldantrag in der Formularstruktur des Projekts

Abschnitt 2.1

56 bis 87 %

der Berechtigten nehmen Wohngeld bundesweit nicht in Anspruch

BMAS 2025, Bestandsaufnahme zur Nichtinanspruchnahme

40 zu 3

Beratungsanfragen pro Monat zu tatsächlich eingereichten Anträgen bei der Diakonie Tübingen

Abschnitt 2.3

Vier Hürden, die sich in der Praxis wiederholen

01
Verwaltungssprache
Begriffe wie Transferleistung, Brutto und Netto oder die Frage, wer zum Haushalt zählt, sind für Laien schwer verständlich und führen regelmäßig zu falschen Angaben.
02
Unklare Nachweispflichten
Welche Unterlagen in welcher Form nötig sind, ist oft nicht ersichtlich. Fehlende oder unpassende Nachweise sind der häufigste Anlass für Rückfragen.
03
Emotionale Belastung
Je 43 % der vorab Befragten empfanden das Ausfüllen des Papierantrags als stressig beziehungsweise überfordernd. Anträge werden abgebrochen oder verschoben.
04
Sprachbarrieren
Viele Ratsuchende in den Beratungsstellen sprechen nur eingeschränkt Deutsch. Ein deutschsprachiges Papierformular ist für sie ohne Hilfe kaum zu bewältigen.

Bedarfserhebung vor Projektbeginn

Würde die Zielgruppe eine digitale Antragshilfe annehmen? Von 14 Befragten würden 18 % sie sicher nutzen und 82 % ausprobieren. Niemand lehnte sie ab. Die Stichprobe ist klein und nicht repräsentativ.

Bereitschaft, eine KI-gestützte Antragshilfe zu nutzen14 Befragte

Werte als Tabelle

Antwort	Anteil
Sicher nutzen	18 %
Ausprobieren	82 %
Ablehnen	0 %

03 / Lösung

Ein Gespräch statt 400 Felder.
Die Entscheidung bleibt bei der Behörde.

KIWo bildet nicht das Papierformular nach, sondern fragt entlang der Lebenssituation. Am Ende erhält die Wohngeldbehörde einen vollständigen, geprüften Antrag.

01
Vorauscheck
Wenige Fragen zur Lebenssituation, danach eine erste, nicht rechtsverbindliche Einschätzung zum Anspruch.
02
Personalisierung
Eingeblendet werden nur die Felder und Nachweise, die für die eigene Situation gelten.
03
Antrag ausfüllen
Tippen, sprechen oder Nachweise hochladen. KIWo übernimmt die Angaben, der Dialog-Assistent hilft parallel.
04
Prüfung
Fehlende Pflichtangaben, fehlende Nachweise und Widersprüche werden gemeldet, als Information, Warnung oder Fehler.
05
Digitale Unterschrift
Der geprüfte Antrag wird digital unterschrieben. Unterbrechen und später weitermachen geht jederzeit.
06
Übergabe
Formular als PDF, Nachweise als ZIP und ein maschinenlesbarer Datensatz gehen per E-Mail an die Wohngeldbehörde.

Verständlichkeit

Ein Dialog-Assistent erklärt Fachbegriffe in einfacher Sprache und beantwortet Fragen mehrsprachig direkt am Feld. Grundlage ist eine kuratierte Wissensbasis aus Wohngeldgesetz, Verwaltungsvorschriften und Merkblättern, die die Behörde selbst pflegt.

Vollständigkeit

Mietvertrag, Einkommensbelege und Kontoauszüge lassen sich als Foto oder PDF hochladen. Das System liest die relevanten Angaben aus und überträgt sie in den Antrag.

Qualitätssicherung

Vor der Einreichung prüft KIWo auf fehlende Pflichtangaben, fehlende Nachweise und widersprüchliche Angaben, damit Lücken nicht erst in der Sachbearbeitung auffallen.

Im Hintergrund

Fünf spezialisierte KI-Assistenten arbeiten zusammen und begleiten durch den ganzen Antrag.

Dialog
Anspruchseinschätzung
Dokumentenverarbeitung
Formularprüfung
Wissensabfragen

Keine Leistungsentscheidung

Anspruch und Höhe des Wohngelds stellt ausschließlich die Sachbearbeitung fest. KIWo verbessert den Zugang zu einer Leistung, auf die ein gesetzlicher Anspruch besteht, und verlagert Klärung nach vorn in den Antrag.

04 / Projekt

Mit der Wohngeldstelle am Tisch.
Von der Fehlerliste bis zur Bewertung.

KIWo entstand von Mai 2025 bis Juli 2026 im Tech-Fellowship der Stadt Tübingen. Die Wohngeldbehörde brachte typische Fehlerquellen, Fallzahlen und Rückmeldungen zur Formularlogik ein und bewertete am Ende die eingegangenen Anträge.

Arbeitstreffen in Tübingen: Mitarbeitende der Stadt und das OpenAdvo-Team sitzen gemeinsam an einem Besprechungstisch. — Arbeitstreffen mit der Wohngeldstelle und dem Projektteam in Tübingen

Vor Ort in der Wohngeldstelle Tübingen: Zwei Personen sitzen am Arbeitsplatz der Sachbearbeitung vor einem Bildschirm, eine dritte steht daneben. — Vor Ort am Arbeitsplatz der Sachbearbeitung

Wohngeldbehörde Tübingen

Fachliche Begleitung über das ganze Projekt: Verwaltungspraxis, Fehlerquellen, Fallzahlen und der Vergleich der KIWo-Anträge mit dem Papierweg.

Stadt Tübingen

Organisatorische, kommunikative und finanzielle Unterstützung, darunter 5.000 € Entwicklungsmittel der Stadt Tübingen, die Bekanntmachung des Piloten und die Einbindung der Praxispartner.

Beratungspraxis

Diakonie Tübingen, NaSe der KIT-Jugendhilfe, Ehrenamtliches Formularcoaching brachten sprachliche, schriftliche und organisatorische Hürden aus der Beratung ein.

Vorgehen

V-Modell: Jedem Entwicklungsschritt stand eine Prüfstufe gegenüber. Datenschutz und Informationssicherheit wurden vor dem Pilot mit dem Datenschutzbeauftragten der Stadt abgestimmt.

05 / Antragstellende

Vom überfordernden Formular
zum eigenständigen Antrag.

Für die Zielgruppe zählt vor allem, ob Menschen den Antrag selbst schaffen. Grundlage sind 156 Nutzungssessions und 21 Rückmeldungen nach abgeschlossenem Antrag.

Vom Vorauscheck zum fertigen AntragAnteil an allen 156 Sessions

Werte als Tabelle

Stufe	Personen	Anteil
Vorauscheck gestartet	156	100 %
Positive Anspruchseinschätzung	82	53 %
Dokumente hochgeladen	28	18 %
Antrag abgeschlossen, Feedback gegeben	21	13 %

Die Lücke zwischen 82 positiven Einschätzungen und 21 fertigen Anträgen ist keine reine Abbruchquote. Der Einstieg in den Antrag ist noch keine feste Absicht, manche Sessions waren Neugier oder Test. Fehlende Unterlagen, Unklarheit über den Anspruch und technische Hürden kommen hinzu. Diese Gruppe sicherer bis zum Abschluss zu begleiten, ist der größte Hebel für die Weiterentwicklung.

Warum der Vorauscheck früh endete47 % der Sessions, häufigste Gründe in Personen

Werte als Tabelle

Grund	Personen
Einkommen über der Grenze	38
Keine Ausnahmeregelung griff	24
Wohnsitz außerhalb Tübingens	7

Wer keine plausible Anspruchsgrundlage hat, erfährt das nach wenigen Fragen und kann den Antrag trotzdem stellen. Die meisten verzichten dann auf einen aussichtslosen Antrag; das erspart auch der Verwaltung Arbeit.

So bewerteten die Antragstellenden KIWoSkala 1 bis 5, 21 Rückmeldungen

Eigenständigkeit beim AntragstellenMedian, Mittelwert 4,05,0

Gesamturteil über alle fünf AspekteMedian der Durchschnittswerte je Rückmeldung3,6

Begleitender ChatbotMedian, genau auf dem Neutralwert3,0

12345

schlechtsehr gut

Werte als Tabelle

Aspekt	Wert	Art
Eigenständigkeit beim Antragstellen	5,0	Median, Mittelwert 4,0
Gesamturteil über alle fünf Aspekte	3,6	Median der Durchschnittswerte je Rückmeldung
Begleitender Chatbot	3,0	Median, genau auf dem Neutralwert

14 von 21 würden KIWo mit den Bestwerten 4 oder 5 weiterempfehlen, das sind 67 %. Keine Bewertung lag beim Minimum, keine Rückmeldung fiel insgesamt negativ aus.

Mehrsprachigkeit senkt ZugangshürdenMittlere Bewertung nach Sprache der Rückmeldung, Skala 1 bis 5

Werte als Tabelle

Sprache	Rückmeldungen	Mittelwert
Spanisch	3	4,7
Englisch	5	3,8
Deutsch	13	3,6

8 der 21 Rückmeldungen kamen auf Englisch oder Spanisch, und gerade diese Gruppen bewerteten KIWo besonders gut. Einzelne Personen, für die der deutsche Papierantrag kaum zugänglich gewesen wäre, haben ihn mit KIWo selbst abgeschlossen.

Automatische Übernahme aus Nachweisen

55 % von 1.370 befüllten Antragsfeldern

Anteil automatisch übernommener FelderAnteil an 1.370 tatsächlich befüllten Feldern

Werte als Tabelle

Felder	Anteil
Automatisch aus Nachweisen	55 %
Manuell eingegeben	45 %

Im Schnitt luden Antragstellende 5,6 Dokumente je Session hoch. Am ergiebigsten war der Mietvertrag mit durchschnittlich 18,8 ausgelesenen Feldern. Bei einem Formular mit über 400 Feldern entfällt so ein großer Teil der Eingabearbeit.

„Dass die Informationen des Antragstellers einfach übernommen werden können und KIWo ein ganzes Kapitel im Antrag ausfüllt, ist für mich ein kleines Wunder.“
Annette, Diakonie Tübingen
Die Diakonie Tübingen und die NaSe der KIT-Jugendhilfe bewerten KIWo unabhängig voneinander als praxistaugliches Werkzeug, das Ratsuchende unterstützt und die Beratung entlastet.

Aus den freien Rückmeldungen

„Die automatische Antragsbefüllung ist zeitsparend.“
„[…] hat mir aber gefallen, dass ich durch KIWo überhaupt dazu kam, Wohngeld zu beantragen. Dankeschön dafür!“

Was noch nicht gut lief

Beim Hochladen von Dokumenten wurden manuelle Eingaben teilweise überschrieben oder doppelt eingefügt.
Der Chatbot war zeitweise nicht erreichbar.
Im Prozess fehlte zwischenzeitlich eine Übersicht aller Angaben.

Diese Punkte betreffen die technische Umsetzung, nicht den Ansatz. Eine Weiterentwicklung beginnt mit stabilerer Technik, einer klaren Übersicht aller Angaben und robusterer Dokumentenverarbeitung.

06 / Wohngeldbehörde

Weniger Rückfragen.
Vollständigere Anträge.

Im Papierverfahren lösen rund 85 % der Anträge Nacharbeit aus. Von den 15 KIWo-Anträgen waren 6 auf Anhieb vollständig, in 8 Fällen fehlte nur der BAföG-Bescheid. Fehlende Unterschriften oder unklare Einkommensangaben kamen nicht vor.

Bearbeitungszeit, summiert über 14 AnträgeMinuten reine Bearbeitung in der Wohngeldbehörde

Werte als Tabelle

Weg	Minuten
Papierweg, vollständiger Antrag (Bezugswert)	840
Mit KIWo	315
Ersparnis	525

−525 Min. rund 63 % weniger Bearbeitungszeit

Bezugswert ist die reine Bearbeitung eines vollständigen Papierantrags mit einem 1-Personen-Haushalt und einem Einkommen: rund 60 Minuten. Mit Nachforderungen dauert ein Papierantrag insgesamt etwa 2,5 Stunden. Für einen der 15 Anträge fehlte die Minutenangabe.

Was aus den 15 Anträgen wurde13 von 15 bewilligt, 87 %

6 vollständig, sofort bewilligt
7 bewilligt, nachdem der BAföG-Bescheid nachgereicht war
2 nicht bewilligt, aber nicht wegen KIWo: einer zurückgezogen, bei einem fehlten nachgeforderte Unterlagen

Werte als Tabelle

Ausgang	Anträge
Vollständig, sofort bewilligt	6
Bewilligt nach Nachreichen des BAföG-Bescheids	7
Von der Antragstellerin zurückgezogen (Vermögen)	1
Nachgeforderte Unterlagen lagen bis zum Ende nicht vor	1

Ein einzelner Antrag fiel aus dem Muster: sieben Punkte wurden nachgefordert, eine Frist verstrich. KIWo hebt die Qualität am stärksten, wenn Antragstellende die angeforderten Unterlagen auch beibringen.

Urteil der Sachbearbeitung im Vergleich zum PapierwegMittlere Bewertung je Qualitätsmerkmal, Skala −2 bis +2

Werte als Tabelle

Merkmal	Mittlere Bewertung
Vollständigkeit der Angaben	zwischen +1,7 und +1,9
Inhaltliche Qualität	zwischen +1,7 und +1,9
Nacharbeitsbedarf	zwischen +1,7 und +1,9
Vollständigkeit der Unterlagen	zwischen +1,7 und +1,9
Gesamteindruck	zwischen +1,7 und +1,9

Vollständigkeit der Angaben
Inhaltliche Qualität
Nacharbeitsbedarf
Vollständigkeit der Unterlagen
Gesamteindruck

Kein Antrag wurde schlechter eingestuft als der Papierweg. Einer wurde durchweg gleich gut bewertet; am meisten Luft nach oben blieb bei der Vollständigkeit der beigefügten Unterlagen.

Woher die Zeit kommt

Akte schneller angelegt
Weil das handschriftliche Ausfüllen entfällt, stimmt die Datenabfrage beim Einwohnermeldeamt sofort.
Unterlagen direkt in die E-Akte
Die Nachweise kommen als beschriftete ZIP-Datei. Öffnen, umbenennen und sortieren entfällt, das bloße Ablegen spart die meiste Zeit.
Klärung per E-Mail
Wo doch etwas fehlt, läuft die Nachforderung reibungslos per E-Mail, meist für ein einzelnes, klar benennbares Dokument.

Automatische Dokumentenprüfung

49 von 156 Nachweisen gingen sofort zurück, statt unvollständig in der Sachbearbeitung zu landen.

Dabei las das System 1.292 Datenfelder aus 14 Dokumenttypen. Die Konfidenzwerte trennen beide Gruppen deutlich: im Mittel 0,95 bei bestandenen, 0,60 bei beanstandeten Prüfungen. Wie zuverlässig das gegenüber einer unabhängigen fachlichen Bewertung ist, muss noch untersucht werden.

Ergebnis der Prüfung156 hochgeladene Dokumente

Werte als Tabelle

Ergebnis	Dokumente	Anteil
Bestanden	107	69 %
Zurückgemeldet	49	31 %

Häufigste BeanstandungenMehrfachnennung je Dokument möglich

Werte als Tabelle

Grund	Fälle
Unterschrift fehlte	33
Dokumenttyp passte nicht zum Nachweis	25
Mietbetrag fehlte oder war nicht lesbar	10

Das sind keine inhaltlichen Fehler, sondern leicht behebbare Formprobleme, etwa unterschriftslose, digital versandte Mietverträge. Klarere Hinweise beim Hochladen können sie weiter verringern.

Die Vollständigkeit steigt.
31 % der Nachweise wurden vor der Einreichung beanstandet, und die Sachbearbeitung bewertet die Vollständigkeit durchgehend besser als beim Papierweg.
Der Rückfrageaufwand sinkt.
Die verbleibenden Nachforderungen hatten fast immer dieselbe, leicht behebbare Ursache: den BAföG-Bescheid.
Die Antragsqualität steigt.
Kein einziger KIWo-Antrag schnitt im direkten Vergleich schlechter ab als der Papierweg.

07 / Grenzen

Was die Zahlen nicht sagen.
Und was wir anders machen würden.

Ein Pilot dieser Größe zeigt eine Richtung, keinen Beweis für alle Gruppen. Wir legen offen, wo die Datenbasis endet und was in einer Folgephase anders laufen muss.

Grenzen der Datenbasis

Kleine Datenbasis: 21 Rückmeldungen und 15 Anträge in der Behörde. Die Ergebnisse zeigen eine Richtung, keine Statistik für alle Gruppen.
Erprobt mit Studierenden. Ältere Menschen und Personen mit geringer digitaler Erfahrung waren kaum vertreten.
Englisch- und spanischsprachige Antragstellende wurden erreicht, die Fallzahl reicht aber nicht für Aussagen über alle Sprachgruppen.
Die Zeitersparnis beziffert die Sachbearbeitung aus eigener Erfahrung je Antrag. Sie wurde nicht mit der Stoppuhr gemessen.
Die Konfidenzwerte der Dokumentenprüfung trennen die Prüfgruppen intern deutlich; eine unabhängige fachliche Validierung steht noch aus.
Die mobile Nutzung ist noch nicht vollständig umgesetzt. Ein externer Penetrationstest ist für einen produktiven Rollout vorgesehen.

Lessons Learned

Den Zugang zur Zielgruppe früher absichern

Studierende waren als Zielgruppe richtig gewählt, doch die offizielle Ansprache über universitäre Kanäle gelang erst spät. Das verkürzte die Zeit für vollständige Testabschlüsse. Künftig wird die Erreichbarkeit vor dem Pilotstart mit Stadt, Hochschule und Multiplikatoren verbindlich vereinbart.

Pilotstart und Stabilität robuster planen

Der nutzerbasierte Pilot startete deutlich später als geplant, und während des Betriebs mussten Chatbot und Dokumenten-Upload stabilisiert werden. Zeitplanung, Abnahmepunkte und technische Stabilisierung werden in einer Folgephase von Beginn an fester angelegt.

08 / Datenschutz und Kosten

Sozialdaten bleiben in der EU.
Der Betrieb kostet rund 356 € im Monat.

Im Wohngeldantrag werden Sozialdaten verarbeitet. Neben der DSGVO gelten die besonderen Anforderungen des Sozialgesetzbuchs; beides war Voraussetzung der Architektur.

Rechtliche Grundlage

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und Zusatzvereinbarung zu Sozialdaten nach § 80 SGB X, unterzeichnet am 30. Januar 2026. Die Stadt ist Verantwortliche, OpenAdvo verarbeitet nur auf Weisung.

Verarbeitung in der EU

Hosting bei IONOS in Deutschland, Sprachmodell von Mistral AI in Frankreich, beide ISO 27001. Ein Training mit Nutzereingaben ist ausgeschlossen.

Geschlossene Nutzergruppe

Teilnahme nur nach manueller Freigabe über die Hochschul-E-Mail-Adresse.

Datensparsamkeit und Löschung

Erhoben wurde nur, was der Antrag braucht. Am 1. Juni 2026 wurden alle Daten im System gelöscht; die Aufbewahrung liegt bei der Stadt.

Hosting-Kosten im regulären PilotbetriebAbgerechnete IONOS-Monatsbeträge inklusive Speicher, Backups und Datenverkehr

Werte als Tabelle

Monat	Kosten
Februar 2026	357,30 €
März 2026	382,93 €
April 2026	350,37 €
Mai 2026	334,36 €

4.270 €: hochgerechnet auf ein Jahr Regelbetrieb, auf Basis der vier Monate.
75 €: für das Sprachmodell, über den gesamten bisherigen Pilotzeitraum.

Nicht enthalten ist Personalaufwand für Wartung, Support, Weiterentwicklung sowie Datenschutz und Informationssicherheit. Preisstand erstes Halbjahr 2026. Nutzen mehrere Kommunen eine Infrastruktur, verteilt sich der überwiegend fixe Hosting-Anteil auf mehr Träger.

09 / Einführung

Wohngeld ist Bundesrecht.
Was in Tübingen trägt, passt auch zu Ihnen.

Die Grundstruktur des Antrags ist in allen Wohngeldbehörden gleich, die Kernkomponenten sind leistungsunabhängig. Neu entstehen je Kommune nur Formulardefinition, Zuordnung zum amtlichen Formular und Wissensbasis.

Einführbar

Zentral gehosteter Mandant

Ihre Kommune wird als neuer Mandant auf der bestehenden Infrastruktur eingerichtet. Der schnellste Weg in einen eigenen Pilot, ohne eigene Server.

Einrichtung: rund 2 Wochen

Einführbar

Eigener Betrieb

KIWo läuft im Rechenzentrum Ihrer Kommune oder Ihres IT-Dienstleisters, etwa bei KommOne oder Dataport.

Einrichtung: 4 bis 6 Wochen

Konzept

formcycle-Plugin

Die Oberfläche kommt aus Ihrem bestehenden formcycle, die KI-Funktionen als Plugin. Das Integrationskonzept steht, die produktive Umsetzung noch aus.

Zu unseren formcycle-Plugins

Was Sie für die Übernahme brauchen

01
Technisch
DSGVO-konformes Hosting, Zugang zu einem in der EU betriebenen Sprachmodell und eine der drei Bereitstellungsvarianten.
02
Organisatorisch
Je eine Ansprechperson in Wohngeldstelle und IT, früh eingebundener Datenschutz und eine Auftragsverarbeitung. Eine Vorlage nach dem Tübinger Modell stellen wir bereit.
03
Fachlich
Die Wohngeldstelle gibt Formularlogik, Begriffe und Nachweispflichten frei, ebenso den Weg für Pilot und Evaluation.

Das Tübinger Städtenetzwerk

Tübingen steht aufnehmenden Kommunen als Referenz zur Verfügung, von der Formularlogik bis zur Abstimmung mit Datenschutz und IT. Sindelfingen und Ravensburg haben die Weiterentwicklung finanziell unterstützt.

Universitätsstadt TübingenPilot- und Referenzkommune
Stadt SindelfingenZuschuss von 2.000 €, zugesagt im April 2026
Stadt RavensburgZuschuss von 1.500 €, zugesagt im April 2026

Über das Wohngeld hinaus

Am einfachsten übertragbar sind Verfahren mit Einkommens- und Nachweisprüfung.

Bildungs- und Teilhabepaket
Unterhaltsvorschuss
Bürgergeld-Erstantrag

Stand heute

Der Pilot ist abgeschlossen, der Quellcode auf openCode veröffentlicht. Mit Tübingen planen wir jetzt KIWo 2.0: ein Folgeprojekt, das den Assistenten zur Produktionsreife bringt. Weitere Kommunen können sich daran beteiligen; melden Sie uns gern Ihr Interesse.

Der nächste Schritt

KIWo für Ihre Wohngeldstelle.

Wir zeigen Ihnen KIWo live und besprechen, welcher Weg zu Ihrer Kommune passt. Den vollständigen Abschlussbericht schicken wir Ihnen gern zu.

In der Presse

Alle Zahlen: Abschlussbericht zum Tech-Fellowship 2025/2026: KIWo, KI-gestützte Wohngeldbearbeitung. Universitätsstadt Tübingen und OpenAdvo UG, veröffentlicht am 22. September 2026. Pilotbetrieb Februar bis Juni 2026.

Wohngeld beantragen, ohne am Formular zu scheitern.KIWo, erprobt mit der Universitätsstadt Tübingen.

Gewinner des KI Innovation Award 2026.

Der Code gehört allen,die ihn brauchen.

Warum wir KIWo offen entwickeln

Öffentliches Geld, öffentlicher Code

Nachnutzen statt neu entwickeln

Nachvollziehbare KI

Keine Abhängigkeit von uns

Apache License 2.0

Erlaubt

Bedingungen

Der vollständige Stack, selbst hostbar.

Im Finale des Open Source Wettbewerbs 2026.

Weniger Nacharbeit in der Behörde.Mehr Menschen, die ihren Antrag selbst schaffen.

Mehr Berechtigte, ein komplexer Antrag.Und knappe Kapazitäten in der Verwaltung.

Vier Hürden, die sich in der Praxis wiederholen

Verwaltungssprache

Unklare Nachweispflichten

Emotionale Belastung

Sprachbarrieren

Ein Gespräch statt 400 Felder.Die Entscheidung bleibt bei der Behörde.

Vorauscheck

Personalisierung

Antrag ausfüllen

Prüfung

Digitale Unterschrift

Übergabe

Verständlichkeit

Vollständigkeit

Qualitätssicherung

Mit der Wohngeldstelle am Tisch.Von der Fehlerliste bis zur Bewertung.

Vom überfordernden Formularzum eigenständigen Antrag.

Weniger Rückfragen.Vollständigere Anträge.

Akte schneller angelegt

Unterlagen direkt in die E-Akte

Klärung per E-Mail

49 von 156 Nachweisen gingen sofort zurück, statt unvollständig in der Sachbearbeitung zu landen.

Was die Zahlen nicht sagen.Und was wir anders machen würden.

Den Zugang zur Zielgruppe früher absichern

Pilotstart und Stabilität robuster planen

Sozialdaten bleiben in der EU.Der Betrieb kostet rund 356 € im Monat.

Rechtliche Grundlage

Verarbeitung in der EU

Geschlossene Nutzergruppe

Datensparsamkeit und Löschung

Wohngeld ist Bundesrecht.Was in Tübingen trägt, passt auch zu Ihnen.

Zentral gehosteter Mandant

Eigener Betrieb

formcycle-Plugin

Was Sie für die Übernahme brauchen

Technisch

Organisatorisch

Fachlich

KIWo für Ihre Wohngeldstelle.

Wohngeld beantragen, ohne am Formular zu scheitern.
KIWo, erprobt mit der Universitätsstadt Tübingen.

Der Code gehört allen,
die ihn brauchen.

Weniger Nacharbeit in der Behörde.
Mehr Menschen, die ihren Antrag selbst schaffen.

Mehr Berechtigte, ein komplexer Antrag.
Und knappe Kapazitäten in der Verwaltung.

Ein Gespräch statt 400 Felder.
Die Entscheidung bleibt bei der Behörde.

Mit der Wohngeldstelle am Tisch.
Von der Fehlerliste bis zur Bewertung.

Vom überfordernden Formular
zum eigenständigen Antrag.

Weniger Rückfragen.
Vollständigere Anträge.

Was die Zahlen nicht sagen.
Und was wir anders machen würden.

Sozialdaten bleiben in der EU.
Der Betrieb kostet rund 356 € im Monat.

Wohngeld ist Bundesrecht.
Was in Tübingen trägt, passt auch zu Ihnen.