KIWo – KI-gestützte Wohngeldbearbeitung
Ein dialogbasierter, KI-gestützter Antragsassistent, der Bürger:innen durch den Wohngeldantrag führt und ein vollständiges Antragspaket strukturiert an die Verwaltung übergibt. Erprobt im Pilot mit der Universitätsstadt Tübingen – quelloffen und DSGVO-konform.
KI-Modell in der EU (Mistral) · ISO-27001-Hosting in Deutschland (IONOS)
Ausgangslage
Wohngeld wirkt – wird aber oft nicht abgerufen
Die Wohngeld-Plus-Reform 2023 hat den Kreis der Berechtigten vergrößert, ohne dass Personal und Verfahren mitgewachsen sind. Das Ergebnis ist doppelt nachteilig: Berechtigte erhalten keine Leistung, und die Verwaltung bindet ihre knappe Kapazität in vermeidbare Rückfragen.
der Berechtigten nehmen Wohngeld nicht in Anspruch
Felder umfasst der Wohngeldantrag
der Papieranträge lösen Rückfragen oder Nacharbeit aus
Vier strukturelle Hürden im Antragsprozess
Verwaltungssprache
Begriffe wie Transferleistung oder die Unterscheidung von Brutto- und Nettoeinkommen sind für Laien schwer verständlich und führen zu falschen Angaben.
Unklare Nachweispflichten
Welche Unterlagen in welcher Form beizubringen sind, ist oft nicht ersichtlich. Fehlende Nachweise sind der häufigste Anlass für Rückfragen.
Emotionale Belastung
Jeweils 43 % der Befragten empfanden den Papierantrag als stressig bzw. überfordernd – Anträge werden abgebrochen oder verschoben.
Sprachbarrieren
Ein deutschsprachiges Papierformular ist für Menschen mit eingeschränkten Deutschkenntnissen ohne fremde Hilfe kaum zu bewältigen.
Ablauf
In sieben Schritten zum vollständigen Antrag
KIWo führt dialogbasiert durch den gesamten Prozess – verständlich, mehrsprachig und jederzeit unterbrechbar. KIWo trifft dabei keine Leistungsentscheidung, sondern verbessert ausschließlich Zugang und Qualität der Antragstellung.
Vorauscheck
Klärt den voraussichtlichen Anspruch; nur Berechtigte gelangen in die Antragsstrecke.
Personalisierung
Es werden ausschließlich die situationsrelevanten Felder und Nachweise eingeblendet.
Antrag ausfüllen
Text-, Sprach- oder Dokument-Upload mit automatischer Übernahme der extrahierten Angaben.
Überprüfung
Das System prüft auf fehlende Pflichtfelder, fehlende Nachweise und Widersprüche.
Digitale Unterschrift
Der Antrag wird rechtswirksam digital unterschrieben.
Antragsprüfung
Abschließende Qualitätssicherung vor der Einreichung – Mängel werden vorab gemeldet.
Abschluss & Übergabe
Übergabepaket aus PDF, Nachweisen und Kontaktdaten – automatisiert an die Behörde.
Universitätsstadt Tübingen
KIWo: Der Praxistest für unseren KI-Assistenten.
Der Wohngeldantrag zählt bundesweit zu den anspruchsvollsten Verwaltungsverfahren. Durch die Wohngeld-Plus-Reform 2023 hat sich die Zahl der Anspruchsberechtigten mehr als verdoppelt. Viele Wohngeldstellen, darunter auch die in Tübingen, kämpfen mit langen Bearbeitungszeiten. Ursachen sind vor allem hohe Fehlerquoten, unvollständige Anträge und Fehlinformationen. Projekt KIWo – KI Wohngeld setzt genau an diesen Problemen an.
Ergebnisse aus dem Pilotbetrieb
Messbare Entlastung für Verwaltung und Bürger:innen
Erprobt mit der Wohngeldbehörde der Stadt Tübingen. Die Sachbearbeitung bewertete jeden KIWo-Antrag im direkten Vergleich als besser als den Papierweg – keinen als schlechter.
Felder automatisch befüllt
der Antragsfelder übernahm KIWo direkt aus hochgeladenen Dokumenten.
Weniger Nacharbeit
Anteil der Anträge mit Rückfragen – und nur noch aus einer einzigen, leicht behebbaren Ursache.
Anträge bewilligt
Kein einziger KIWo-Antrag schnitt im Vergleich zum Papierweg schlechter ab.
Schnellere Bearbeitung
kürzere kumulierte Bearbeitungszeit (780 → 255 Min.) – 30 bis 45 Minuten schneller pro Antrag.
Pilotbetrieb Februar–Juni 2026 im Tübinger Hochschulumfeld: 156 Nutzungssessions, 21 vollständig abgeschlossene Anträge mit Feedback. Die Datenbasis erlaubt noch keine Aussage über alle Bevölkerungsgruppen.
Quellcode ansehen und selbst nutzen
KIWo ist quelloffen. Der Quellcode ist öffentlich einsehbar, nachnutzbar und auf Übertragung ausgelegt: Die Architektur arbeitet leistungsunabhängig, nur drei Artefakte (Formulardefinition, Formularzuordnung und Wissensbasis) sind leistungsspezifisch.
Zum QuellcodeBetrieb als zentral gehosteter Mandant, im eigenen Rechenzentrum oder als Formcycle-Plugin möglich.
Einsehbar
Der gesamte Software-Stack basiert auf quelloffener Software – nachvollziehbar und prüfbar.
Nachnutzbar
Kommunen können den Quellcode selbst betreiben, anpassen und weiterentwickeln.
DSGVO-konform
KI-Modell in der EU (Mistral), ISO-27001-Hosting in Deutschland (IONOS), Verarbeitung auf Weisung.
Übertragbarkeit
Von Tübingen in jede Kommune
Das Wohngeldverfahren folgt bundesrechtlichen Vorgaben – die Grundstruktur ist in allen Wohngeldbehörden identisch. Eine Übernahme erfordert lokale Konfiguration und Behördenanbindung, keine Neuentwicklung.
Zentral gehosteter Mandant
Neuer Mandant auf der bestehenden Infrastruktur – die einfachste Form der Einführung.
Eigenständiger Betrieb
Betrieb im kommunalen oder beauftragten Rechenzentrum nach eigenen Vorgaben.
Formcycle-Plugin
Einbindung in das vielerorts genutzte Formularmanagementsystem Formcycle.
Aus unserem Städtenetzwerk
Interesse für Ihre Kommune?
Die Wohngeldstelle Tübingen steht aufnehmenden Kommunen als Referenz zur Verfügung. Sprechen Sie uns an – oder werfen Sie direkt einen Blick in den quelloffenen Code.